Cara mengubah author di ms word

Mengungkap dan Menguasai Metadata: Panduan Lengkap Mengubah Penulis (Author) di Microsoft Word

Microsoft Word, sebagai salah satu alat pengolah kata paling dominan di dunia, menyimpan lebih dari sekadar teks dan gambar. Setiap dokumen Word membawa serta "metadata" tersembunyi, informasi tentang dokumen itu sendiri, yang salah satunya adalah nama penulis atau "author". Metadata ini bisa sangat penting, baik untuk kolaborasi, profesionalisme, maupun privasi. Artikel ini akan memandu Anda melalui seluk-beluk perubahan author di MS Word, dari pengaturan dasar hingga skenario yang lebih kompleks, memastikan Anda memiliki kendali penuh atas informasi yang terkait dengan dokumen Anda.

Pendahuluan: Pentingnya Memahami Metadata Penulis

Setiap kali Anda membuat atau menyimpan dokumen di Microsoft Word, program secara otomatis mencatat beberapa informasi penting. Ini termasuk tanggal pembuatan, tanggal modifikasi terakhir, dan yang paling relevan untuk pembahasan kita, nama "penulis" atau "author". Nama ini seringkali diambil dari nama pengguna komputer atau akun Microsoft yang Anda gunakan untuk menginstal Office.

Namun, ada banyak alasan mengapa Anda mungkin perlu mengubah nama penulis ini:

1. Privasi: Anda tidak ingin nama asli Anda muncul di dokumen yang dibagikan secara publik.
2. Kolaborasi: Dokumen dibuat oleh tim atau atas nama organisasi, bukan individu.
3. Akurasi: Nama penulis yang tercatat salah atau ketinggalan zaman.
4. Profesionalisme: Memastikan semua dokumen yang Anda kirimkan mencerminkan branding atau identitas yang benar.
5. Pelacakan Perubahan (Track Changes) dan Komentar: Nama penulis memengaruhi bagaimana nama Anda muncul saat Anda menambahkan komentar atau melacak perubahan dalam dokumen.

Memahami di mana dan bagaimana informasi ini disimpan—dan bagaimana cara mengubahnya—adalah keterampilan penting bagi setiap pengguna Word.

Bagian 1: Memahami Jenis "Author" di Microsoft Word

Sebelum kita melangkah lebih jauh, penting untuk memahami bahwa "author" di Word bisa merujuk pada beberapa hal yang berbeda, dan masing-masing memiliki cara penanganannya sendiri:

1. Properti Dokumen (Document Properties): Ini adalah informasi "resmi" yang terdaftar di balik layar dokumen, termasuk "Author" dan "Last Modified By". Ini yang paling sering dimaksud ketika orang berbicara tentang "author" dokumen.
2. Nama Pengguna untuk Pelacakan Perubahan dan Komentar (User Name for Track Changes & Comments): Ini adalah nama yang muncul saat Anda menambahkan komentar atau mengaktifkan fitur "Track Changes". Nama ini diatur secara terpisah dan memengaruhi bagaimana identitas Anda ditampilkan dalam konteks kolaborasi.
3. Nama Pengguna Default di Opsi Word (Default User Name in Word Options): Ini adalah nama yang akan digunakan Word secara default untuk dokumen baru dan untuk pelacakan perubahan jika Anda tidak mengaturnya secara spesifik untuk dokumen tertentu.

Mari kita bahas cara mengubah masing-masing.

Bagian 2: Mengubah Penulis untuk Dokumen Saat Ini (Document Properties)

Ini adalah cara paling umum untuk mengubah nama penulis yang terkait dengan file dokumen itu sendiri.

Langkah-langkah:

1. Buka Dokumen: Buka dokumen Word yang ingin Anda ubah nama penulisnya.
2. Akses Info Dokumen: Klik tab "File" di sudut kiri atas jendela Word.
3. Pilih "Info": Di panel navigasi kiri, pastikan Anda memilih "Info". Anda akan melihat ringkasan properti dokumen di sebelah kanan.
4. Temukan Properti Penulis: Di bawah bagian "Properties" atau "Related People" (tergantung versi Word Anda), Anda akan melihat bidang "Author" dan mungkin "Last Modified By".
5. Ubah Nama Penulis:
   • Klik pada nama yang ada di sebelah "Author". Sebuah kotak teks akan muncul.
   • Hapus nama lama dan ketik nama baru yang Anda inginkan.
   • Untuk "Last Modified By", biasanya ini akan diperbarui secara otomatis ke nama pengguna yang terakhir menyimpan dokumen. Jika Anda ingin mengubahnya secara manual (meskipun ini jarang diperlukan), Anda mungkin perlu mengklik "Show All Properties" untuk melihat lebih banyak bidang.
   • Jika Anda tidak melihat opsi untuk mengedit langsung di sini, klik "Properties" di bagian atas panel "Info", lalu pilih "Advanced Properties…".
6. Properti Lanjutan (Advanced Properties):
   • Jendela "Properties" akan muncul. Pergi ke tab "Summary".
   • Di sini, Anda akan menemukan bidang "Author". Hapus atau ubah nama di sana.
   • Anda juga dapat mengubah bidang lain seperti "Company", "Manager", "Title", dan "Subject".
   • Klik "OK" untuk menyimpan perubahan.
7. Simpan Dokumen: Setelah mengubah properti, pastikan untuk menyimpan dokumen (Ctrl+S atau File > Save) agar perubahan Anda diterapkan pada file.

Penting: Perubahan yang Anda lakukan melalui metode ini hanya akan memengaruhi dokumen yang sedang Anda kerjakan. Ini tidak akan mengubah nama penulis pada komentar atau pelacakan perubahan yang sudah ada di dokumen tersebut, dan juga tidak akan memengaruhi dokumen baru yang Anda buat di masa mendatang.

Bagian 3: Mengubah Nama Pengguna untuk Komentar dan Pelacakan Perubahan

Jika Anda berkolaborasi pada dokumen dan ingin nama Anda muncul dengan benar saat Anda menambahkan komentar atau menggunakan fitur "Track Changes", Anda perlu mengubah nama pengguna Word Anda. Perlu diingat, perubahan ini bersifat retroaktif untuk perubahan masa depan yang Anda buat, tetapi tidak untuk komentar atau perubahan yang sudah ada sebelumnya.

Langkah-langkah:

1. Buka Dokumen: Buka dokumen Word apa pun.
2. Akses Opsi Word: Klik tab "File", lalu pilih "Options" di bagian bawah panel kiri.
3. Pilih "General": Di jendela "Word Options", pastikan Anda berada di bagian "General".
4. Personalisasi Salinan Microsoft Office Anda: Gulir ke bawah hingga Anda menemukan bagian "Personalize your copy of Microsoft Office".
5. Ubah Nama Pengguna dan Inisial:
   • Di bidang "User name", hapus nama yang ada dan ketik nama yang ingin Anda gunakan untuk komentar dan pelacakan perubahan.
   • Di bidang "Initials", ketik inisial yang sesuai (ini akan muncul di samping komentar Anda).
6. Pilih "OK": Klik "OK" untuk menyimpan perubahan.

Efek Perubahan Ini:

• Nama baru ini akan digunakan untuk semua komentar dan pelacakan perubahan baru yang Anda buat di dokumen apa pun (kecuali jika dokumen tersebut memiliki pengaturan nama pengguna yang di-override).
• Nama ini juga akan menjadi "Author" default untuk dokumen baru yang Anda buat.
• Penting: Perubahan ini TIDAK akan mengubah nama yang terkait dengan komentar atau pelacakan perubahan yang sudah ada di dokumen. Untuk itu, Anda perlu menggunakan metode "Inspect Document" (lihat Bagian 5).

Bagian 4: Mengubah Nama Penulis Default untuk Dokumen Baru

Metode yang dijelaskan di Bagian 3 juga secara efektif mengubah nama penulis default untuk semua dokumen baru yang akan Anda buat di masa mendatang.

Langkah-langkah (Sama dengan Bagian 3):

1. File > Options > General.
2. Di bagian "Personalize your copy of Microsoft Office", ubah "User name" dan "Initials".
3. Klik "OK".

Mulai sekarang, setiap kali Anda membuat dokumen baru (File > New > Blank Document), nama yang Anda masukkan di "User name" akan secara otomatis menjadi "Author" default untuk dokumen tersebut.

Bagian 5: Menghapus Semua Informasi Penulis dan Pribadi dari Dokumen (Inspect Document)

Ini adalah fitur yang sangat penting untuk privasi dan keamanan. Word memiliki alat bawaan yang dapat menghapus semua metadata pribadi, termasuk nama penulis, komentar, pelacakan perubahan, dan informasi tersembunyi lainnya dari dokumen. Ini sangat berguna sebelum Anda membagikan dokumen secara publik.

Peringatan: Proses ini bersifat permanen untuk beberapa jenis informasi. Sangat disarankan untuk menyimpan salinan dokumen Anda sebelum melakukan inspeksi dan penghapusan ini.

Langkah-langkah:

1. Buka Dokumen: Buka dokumen Word yang ingin Anda bersihkan.
2. Akses Info Dokumen: Klik tab "File", lalu pilih "Info".
3. Pilih "Check for Issues": Di bagian "Inspect Document", klik tombol "Check for Issues".
4. Pilih "Inspect Document": Dari menu drop-down, pilih "Inspect Document".
5. Pilih Item untuk Diinspeksi: Jendela "Document Inspector" akan muncul. Pastikan kotak centang untuk "Document Properties and Personal Information" dicentang. Anda juga dapat memilih item lain yang ingin Anda periksa atau hapus, seperti "Comments, Revisions, Versions, and Annotations" (ini akan menghapus semua komentar dan pelacakan perubahan yang ada, termasuk nama penulisnya).
6. Mulai Inspeksi: Klik "Inspect".
7. Hapus Informasi: Setelah inspeksi selesai, Document Inspector akan menampilkan hasilnya. Di samping setiap kategori yang memiliki informasi pribadi, akan ada tombol "Remove All".
   • Untuk menghapus nama penulis dan properti dokumen lainnya, klik "Remove All" di samping "Document Properties and Personal Information".
   • Jika Anda ingin menghapus semua komentar dan pelacakan perubahan (yang juga akan menghilangkan nama penulis yang terkait dengannya), klik "Remove All" di samping "Comments, Revisions, Versions, and Annotations".
8. Tutup Inspector: Klik "Close".
9. Simpan Dokumen: Pastikan untuk menyimpan dokumen Anda setelah menghapus informasi.

Apa yang Dihapus oleh "Inspect Document"?

• Document Properties and Personal Information: Ini termasuk Author, Last Modified By, Company, Manager, Subject, Title, tanggal pembuatan/modifikasi, dan nama template.
• Comments, Revisions, Versions, and Annotations: Ini akan menghapus semua jejak komentar dan pelacakan perubahan, termasuk siapa yang membuatnya.
• Item lain seperti Hidden Text, Custom XML Data, Headers/Footers (jika ada informasi pribadi), dll.

Menggunakan fitur ini adalah cara paling komprehensif untuk memastikan dokumen Anda bersih dari metadata pribadi yang tidak diinginkan.

Bagian 6: Skenario Lanjutan dan Pemecahan Masalah

1. Mengubah Penulis di Template Dokumen (.dotx, .dotm):

Jika Anda sering membuat dokumen dari template kustom, Anda mungkin ingin mengubah nama penulis di template itu sendiri. Ini akan memastikan setiap dokumen baru yang dibuat dari template tersebut secara otomatis memiliki nama penulis yang benar.

• Buka file template (.dotx atau .dotm) di Word (File > Open, lalu navigasikan ke folder template Anda).
• Ikuti langkah-langkah di Bagian 2 (File > Info > Properties > Advanced Properties) untuk mengubah "Author" template.
• Simpan template.

2. "Last Modified By" Tidak Berubah:

Bidang "Last Modified By" di properti dokumen secara otomatis diperbarui oleh Word ke nama pengguna yang terakhir menyimpan dokumen. Anda tidak bisa mengeditnya secara langsung seperti bidang "Author". Jika Anda ingin "Last Modified By" mencerminkan nama tertentu, satu-satunya cara adalah memastikan bahwa orang dengan nama pengguna tersebut yang terakhir menyimpan dokumen. Atau, gunakan "Inspect Document" untuk menghapus semua properti dan informasi pribadi, lalu simpan ulang dokumen dengan nama pengguna yang Anda inginkan (setelah mengubahnya di File > Options > General).

3. Mengapa Nama Penulis Komentar Lama Tidak Berubah Setelah Mengubah User Name?

Seperti yang disebutkan sebelumnya, perubahan "User Name" di Word Options hanya memengaruhi komentar dan pelacakan perubahan masa depan. Data historis yang sudah tertanam dalam komentar atau revisi lama tidak akan berubah secara otomatis. Untuk menghapus atau menyamarkan ini, Anda harus menggunakan fitur "Inspect Document" (Bagian 5), yang akan menghapus semua komentar dan revisi yang ada.

Tips dan Praktik Terbaik:

• Pikirkan Privasi Sejak Awal: Biasakan untuk memeriksa metadata dokumen sebelum membagikannya, terutama jika dokumen tersebut akan dipublikasikan atau dibagikan ke audiens yang luas.
• Gunakan "Inspect Document" dengan Hati-hati: Selalu buat salinan cadangan dokumen Anda sebelum menggunakan fitur ini, terutama jika Anda menghapus komentar atau revisi. Anda tidak ingin kehilangan jejak perubahan yang penting.
• Konsisten: Jika Anda bekerja dalam tim atau untuk organisasi, pastikan semua anggota tim menggunakan nama penulis yang konsisten atau nama organisasi di pengaturan Word mereka.
• Template untuk Efisiensi: Untuk dokumen yang sering dibuat dengan properti yang sama, buat template kustom dengan nama penulis yang sudah diatur dengan benar.

Kesimpulan

Mengelola metadata penulis di Microsoft Word mungkin tampak seperti detail kecil, tetapi dampaknya bisa signifikan terhadap profesionalisme, privasi, dan efisiensi kolaborasi Anda. Dengan memahami perbedaan antara properti dokumen, nama pengguna Word, dan fitur "Inspect Document", Anda kini memiliki kendali penuh atas bagaimana identitas Anda atau identitas organisasi Anda ditampilkan dalam dokumen Word. Kuasai panduan ini, dan Anda akan selangkah lebih maju dalam menguasai Microsoft Word secara keseluruhan.