Panduan Lengkap: Cara Mengubah Nama Penulis (Author) di Microsoft Word 2019 untuk Profesionalisme dan Privasi
Pendahuluan
Microsoft Word adalah salah satu perangkat lunak pengolah kata paling banyak digunakan di dunia, menjadi tulang punggung bagi individu, akademisi, dan profesional dalam menciptakan dokumen. Di balik teks yang Anda ketik dan format yang Anda atur, ada serangkaian informasi tersembunyi yang dikenal sebagai metadata dokumen. Salah satu metadata yang paling menonjol dan seringkali diabaikan adalah nama penulis (author). Nama ini secara otomatis melekat pada setiap dokumen yang Anda buat atau edit, memberikan jejak digital tentang siapa yang mengerjakan file tersebut.
Meskipun terdengar sepele, kemampuan untuk mengelola dan mengubah nama penulis di Word 2019 adalah keterampilan penting yang menawarkan manfaat signifikan, mulai dari menjaga privasi, memastikan atribusi yang benar, hingga meningkatkan profesionalisme dalam kolaborasi. Artikel ini akan memandu Anda melalui berbagai metode untuk mengubah nama penulis di Word 2019, menjelaskan mengapa hal ini penting, dan memberikan tips tambahan untuk mengelola metadata dokumen Anda secara efektif.
Mengapa Mengubah Nama Penulis Penting?
Sebelum kita menyelami langkah-langkah teknis, mari pahami mengapa pengaturan nama penulis adalah hal yang krusial:
- Privasi dan Keamanan Informasi: Dokumen seringkali berisi informasi sensitif. Jika nama penulis atau detail pribadi lainnya secara tidak sengaja terungkap, ini bisa menjadi masalah privasi. Mengubah atau menghapus nama penulis sebelum berbagi dokumen dapat melindungi identitas Anda.
- Atribusi yang Benar: Dalam lingkungan akademik, profesional, atau kolaboratif, sangat penting untuk memastikan bahwa kredit diberikan kepada orang yang tepat. Jika Anda mengedit dokumen yang awalnya dibuat oleh orang lain, atau jika dokumen akan diterbitkan, Anda mungkin perlu memastikan nama penulis yang benar tertera.
- Profesionalisme dan Branding: Untuk bisnis atau individu yang mengirimkan dokumen resmi, memastikan bahwa nama perusahaan atau nama profesional yang relevan tertera sebagai penulis dapat memperkuat branding dan memberikan kesan profesionalisme.
- Kolaborasi Efektif: Dalam tim, fitur pelacakan perubahan (Track Changes) di Word seringkali menggunakan nama penulis sebagai identifikasi. Dengan nama penulis yang konsisten dan akurat, anggota tim dapat dengan mudah melihat siapa yang membuat perubahan tertentu, meningkatkan efisiensi kolaborasi.
- Anonimitas: Dalam beberapa kasus, terutama saat mengajukan esai, proposal, atau laporan yang memerlukan penilaian objektif, Anda mungkin ingin dokumen Anda bersifat anonim. Menghapus informasi penulis adalah langkah penting untuk mencapai ini.
Metode 1: Mengubah Nama Penulis untuk Dokumen Tertentu (Properti Dokumen)
Metode ini adalah yang paling umum dan memungkinkan Anda mengubah nama penulis hanya untuk dokumen Word yang sedang Anda kerjakan. Ini tidak akan memengaruhi dokumen lain yang sudah ada atau yang akan Anda buat di masa mendatang.
Langkah-langkah:
- Buka Dokumen Word: Buka dokumen Word 2019 yang ingin Anda ubah nama penulisnya.
- Akses Tampilan Backstage: Klik pada tab "File" di sudut kiri atas jendela Word. Ini akan membawa Anda ke tampilan Backstage, tempat Anda dapat mengelola dokumen.
- Pilih "Info": Di panel navigasi kiri tampilan Backstage, pilih opsi "Info". Ini adalah tempat di mana Anda dapat melihat dan mengelola properti dokumen.
- Temukan Properti Dokumen: Di sisi kanan layar "Info", Anda akan melihat bagian berjudul "Properti" atau "Properties". Di bawah bagian ini, Anda akan melihat informasi seperti "Ukuran", "Halaman", dan yang terpenting, "Penulis" (Author).
- Ubah Nama Penulis:
- Langsung di bawah "Penulis", Anda akan melihat nama yang terdaftar saat ini. Klik pada nama tersebut.
- Ketikkan nama penulis baru yang ingin Anda gunakan.
- Tekan Enter atau klik di luar kotak teks untuk menyimpan perubahan.
- Opsi Lanjutan (Properti Dokumen Lanjutan):
- Untuk kontrol yang lebih detail, di bagian "Properti", klik pada tautan "Properti" di bawah judul "Properti" (biasanya muncul di samping ikon panah ke bawah), lalu pilih "Properti Lanjutan…" (Advanced Properties…).
- Sebuah jendela baru akan muncul dengan beberapa tab. Pilih tab "Ringkasan" (Summary).
- Di sini Anda akan menemukan kolom "Penulis" (Author) bersama dengan bidang lain seperti "Judul", "Subjek", dan "Kata Kunci".
- Ubah nama di kolom "Penulis" sesuai keinginan Anda.
- Klik "OK" untuk menyimpan perubahan dan menutup jendela properti lanjutan.
- Simpan Dokumen: Pastikan untuk menyimpan dokumen Anda (Ctrl + S atau File > Save) agar perubahan properti ini tetap tersimpan dengan dokumen.
Penting: Perubahan ini hanya berlaku untuk dokumen spesifik yang sedang Anda edit.
Metode 2: Mengubah Nama Penulis Default untuk Dokumen Baru (Opsi Word)
Metode ini akan mengubah nama penulis yang secara otomatis diterapkan ke semua dokumen baru yang Anda buat di komputer atau profil pengguna yang sama. Ini sangat berguna jika Anda ingin nama yang berbeda muncul secara default di setiap dokumen yang Anda mulai.
Langkah-langkah:
- Akses Opsi Word:
- Buka Word 2019 (bisa dokumen kosong atau dokumen apa pun).
- Klik pada tab "File".
- Di panel navigasi kiri tampilan Backstage, klik "Opsi" (Options) yang biasanya berada di bagian bawah.
- Pilih "Umum": Jendela "Opsi Word" akan muncul. Di panel kiri jendela ini, pastikan tab "Umum" (General) terpilih.
- Personalisasi Salinan Microsoft Office Anda: Gulir ke bawah hingga Anda menemukan bagian berjudul "Personalisasi salinan Microsoft Office Anda" (Personalize your copy of Microsoft Office).
- Ubah "Nama pengguna":
- Di samping bidang "Nama pengguna" (User name), Anda akan melihat nama yang terdaftar saat ini.
- Hapus nama yang ada dan ketikkan nama baru yang Anda inginkan sebagai penulis default.
- Anda juga dapat mengubah "Inisial" (Initials) jika diperlukan, yang digunakan dalam beberapa fitur seperti pelacakan perubahan.
- Klik "OK": Setelah memasukkan nama baru, klik tombol "OK" di bagian bawah jendela "Opsi Word" untuk menyimpan perubahan.
Penting: Nama pengguna yang Anda atur di sini akan menjadi nama penulis default untuk semua dokumen baru yang Anda buat di masa mendatang. Dokumen lama yang sudah ada tidak akan terpengaruh kecuali Anda mengubahnya secara manual menggunakan Metode 1.
Metode 3: Menghapus Informasi Penulis Menggunakan Pemeriksa Dokumen (Document Inspector)
Metode ini sangat penting untuk privasi dan keamanan. Pemeriksa Dokumen memungkinkan Anda untuk menghapus berbagai jenis metadata tersembunyi, termasuk nama penulis, komentar, revisi, dan properti dokumen lainnya, sebelum Anda membagikan file. Ini memastikan bahwa tidak ada informasi pribadi yang tidak diinginkan yang disertakan dalam dokumen yang Anda kirimkan.
Langkah-langkah:
- Buka Dokumen Word: Buka dokumen Word 2019 yang ingin Anda periksa dan bersihkan.
- Akses Tampilan Backstage: Klik pada tab "File".
- Pilih "Info": Di panel navigasi kiri, pilih "Info".
- Periksa Dokumen: Di bagian tengah layar "Info", Anda akan melihat bagian berjudul "Periksa Dokumen" (Inspect Document).
- Periksa Masalah: Klik pada tombol "Periksa Masalah" (Check for Issues), lalu pilih "Periksa Dokumen" (Inspect Document) dari menu dropdown.
- Jendela Pemeriksa Dokumen: Sebuah jendela baru berjudul "Pemeriksa Dokumen" akan muncul.
- Pilih Item untuk Diperiksa: Pastikan kotak centang di samping "Properti Dokumen dan Informasi Pribadi" (Document Properties and Personal Information) sudah dicentang. Anda juga dapat memilih item lain yang ingin Anda periksa atau hapus, seperti "Komentar, Revisi, Versi, dan Anotasi", "Header, Footer, dan Watermark", dll.
- Mulai Pemeriksaan: Klik tombol "Periksa" (Inspect).
- Tinjau Hasil: Setelah pemeriksaan selesai, Pemeriksa Dokumen akan menampilkan hasilnya. Jika ditemukan "Properti Dokumen dan Informasi Pribadi", akan ada tombol "Hapus Semua" (Remove All) di sampingnya.
- Hapus Informasi: Klik tombol "Hapus Semua" di samping "Properti Dokumen dan Informasi Pribadi" untuk menghapus nama penulis dan metadata terkait lainnya dari dokumen.
- Tutup Pemeriksa Dokumen: Klik "Tutup" (Close).
- Simpan Dokumen: Sangat penting untuk menyimpan dokumen Anda setelah melakukan penghapusan ini. Anda mungkin ingin menyimpan salinan baru dokumen ini (File > Save As) agar Anda masih memiliki versi asli dengan metadata lengkap jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
Penting: Setelah dihapus menggunakan Pemeriksa Dokumen, informasi ini tidak dapat dipulihkan dari dokumen tersebut. Selalu buat cadangan atau simpan salinan dokumen sebelum menggunakan fitur ini jika Anda merasa mungkin membutuhkannya di kemudian hari.
Metode 4: Mengubah Nama Akun Microsoft (Jika Word Terhubung)
Dalam beberapa kasus, terutama jika Word 2019 Anda terhubung dengan akun Microsoft (misalnya, Office 365), nama penulis mungkin secara default mengambil dari nama profil akun Microsoft Anda. Mengubah nama di akun Microsoft akan memengaruhi bagaimana nama Anda muncul di berbagai layanan Microsoft, termasuk Word.
Langkah-langkah (Ini dilakukan di luar Word):
- Buka browser web Anda dan kunjungi situs web akun Microsoft:
account.microsoft.com. - Masuk dengan kredensial akun Microsoft Anda.
- Setelah masuk, cari opsi untuk mengelola profil atau informasi pribadi Anda. Biasanya ini ada di bagian "Info Anda" (Your Info) atau "Profil".
- Cari opsi untuk "Edit nama" atau "Ubah nama".
- Perbarui nama Anda dan simpan perubahan.
Penting: Perubahan ini mungkin memerlukan waktu untuk disinkronkan dan tidak selalu langsung memengaruhi nama penulis di dokumen Word yang sudah ada. Namun, untuk dokumen baru atau ketika Anda masuk ke Word dengan akun tersebut, nama yang diperbarui harusnya diterapkan.
Studi Kasus & Skenario Penggunaan
- Kolaborasi Tim: Anda bekerja dalam proyek tim dan setiap anggota memiliki tugas untuk mengedit bagian tertentu dari dokumen. Dengan mengubah nama penulis di Opsi Word (Metode 2) sebelum mulai mengedit, setiap perubahan yang Anda buat melalui "Track Changes" akan secara jelas diatribusikan kepada Anda.
- Pengajuan Dokumen Akademik/Anonim: Seorang mahasiswa ingin mengajukan esai yang akan dinilai secara anonim. Setelah selesai menulis, ia menggunakan Pemeriksa Dokumen (Metode 3) untuk menghapus semua properti dokumen dan informasi pribadi, memastikan bahwa nama penulis tidak terungkap kepada penilai.
- Dokumen Resmi Perusahaan: Seorang staf administrasi membuat memo atau laporan resmi. Untuk memastikan profesionalisme, ia mengubah nama penulis di properti dokumen (Metode 1) menjadi nama perusahaan atau departemen yang relevan, bukan nama pribadinya.
- Menggunakan Komputer Bersama: Anda menggunakan komputer bersama di kantor atau perpustakaan. Sebelum memulai dokumen baru, Anda pergi ke Opsi Word (Metode 2) dan mengubah nama pengguna menjadi nama Anda agar dokumen yang Anda buat tidak diatribusikan kepada pengguna terakhir.
Tips Tambahan dan Pertimbangan Penting
- Perbedaan antara "Nama Pengguna" dan "Nama Penulis": "Nama pengguna" yang Anda atur di Opsi Word (Metode 2) adalah yang digunakan oleh Word untuk fitur-fitur seperti pelacakan perubahan (Track Changes) dan komentar. "Nama penulis" yang muncul di properti dokumen (Metode 1) adalah metadata yang dapat diubah secara terpisah per dokumen. Keduanya seringkali sama secara default, tetapi penting untuk memahami perbedaannya.
- Dampak pada Pelacakan Perubahan: Jika Anda menggunakan fitur "Track Changes", nama penulis yang aktif saat itu akan digunakan untuk menandai perubahan. Pastikan nama penulis Anda benar sebelum mulai melacak perubahan untuk kolaborasi yang jelas.
- Mengapa Nama Penulis Bisa Berubah Otomatis:
- Co-authoring: Jika Anda berkolaborasi pada dokumen di cloud (misalnya, OneDrive, SharePoint) dengan pengguna lain secara bersamaan, Word mungkin akan memperbarui nama penulis berdasarkan siapa yang sedang mengedit.
- Profil Jaringan/Domain: Di lingkungan korporat, nama penulis default mungkin ditarik dari profil pengguna jaringan atau domain Anda.
- Pembukaan Ulang Dokumen: Terkadang, jika dokumen dibuka di komputer yang berbeda atau oleh pengguna yang berbeda, Word dapat memperbarui properti "Terakhir Disimpan Oleh" (Last Saved By) dengan nama pengguna yang baru.
- Selalu Periksa Sebelum Berbagi: Kebiasaan terbaik adalah selalu memeriksa properti dokumen (File > Info) dan mempertimbangkan untuk menjalankan Pemeriksa Dokumen (Metode 3) sebelum Anda mengirimkan atau membagikan dokumen secara publik.
- Cadangkan Dokumen: Jika Anda berencana untuk menghapus informasi pribadi secara permanen dari dokumen penting, selalu buat salinan cadangan terlebih dahulu.
Kesimpulan
Mengelola nama penulis di Microsoft Word 2019 adalah bagian integral dari manajemen dokumen yang baik. Baik untuk tujuan privasi, atribusi yang akurat, profesionalisme, atau efisiensi kolaborasi, Word menyediakan alat yang fleksibel untuk menyesuaikan informasi ini. Dengan memahami dan menerapkan metode yang dijelaskan dalam artikel ini—mengubah properti untuk dokumen tertentu, mengatur default untuk dokumen baru, atau membersihkan metadata dengan Pemeriksa Dokumen—Anda dapat memastikan bahwa dokumen Anda selalu mencerminkan informasi yang benar dan melindungi privasi Anda. Latih kebiasaan baik ini, dan kontrol penuh atas jejak digital Anda di Word akan ada di tangan Anda.
