Cara mengubah author pada word

Mengungkap dan Mengubah Identitas Dokumen: Panduan Lengkap Mengubah Penulis (Author) di Microsoft Word

Microsoft Word adalah alat pengolah kata yang tak terpisahkan dari kehidupan profesional dan akademis modern. Setiap dokumen yang kita buat atau edit di Word membawa serta serangkaian informasi tersembunyi, yang dikenal sebagai metadata. Salah satu elemen metadata yang paling penting adalah informasi "Penulis" atau "Author". Informasi ini bisa sangat krusial, mulai dari atribusi hak cipta, kolaborasi tim, hingga masalah privasi dan keamanan data.

Mengubah informasi penulis di Word mungkin terdengar sepele, namun ada berbagai skenario yang menuntut kita untuk memahami proses ini secara mendalam. Apakah Anda mengambil alih proyek dari rekan kerja, menyiapkan dokumen untuk publikasi anonim, ingin menjaga privasi, atau sekadar memperbaiki kesalahan penulisan nama, memahami cara mengelola metadata penulis adalah keterampilan yang sangat berharga.

Artikel ini akan memandu Anda melalui semua aspek mengubah informasi penulis di Microsoft Word, mulai dari pengaturan default hingga penyesuaian untuk dokumen yang sudah ada, bahkan cara menghapus semua jejak identitas pribadi untuk keamanan dan privasi.

Mengapa Informasi Penulis Itu Penting?

Sebelum kita masuk ke "bagaimana", mari kita pahami "mengapa". Informasi penulis dalam dokumen Word bukan sekadar nama acak yang tertera. Ini memiliki beberapa fungsi penting:

1. Atribusi dan Kepemilikan: Secara default, ini menunjukkan siapa yang membuat atau terakhir mengedit dokumen. Ini penting untuk hak cipta dan pengakuan karya.
2. Kolaborasi Tim: Dalam lingkungan kerja kolaboratif, nama penulis membantu melacak kontribusi dan revisi dari setiap anggota tim.
3. Manajemen Dokumen: Informasi ini digunakan oleh sistem manajemen dokumen (DMS) untuk mengindeks dan mencari file.
4. Privasi dan Keamanan: Informasi penulis, bersama dengan metadata lainnya (seperti tanggal pembuatan, nama komputer), dapat mengungkapkan detail sensitif. Menghapus atau mengubahnya adalah langkah penting untuk melindungi privasi.
5. Profesionalisme: Memastikan nama penulis yang benar dan konsisten mencerminkan profesionalisme dalam setiap dokumen yang Anda bagikan.

Jenis Informasi Penulis di Word

Ada beberapa "lapisan" informasi penulis di Word yang perlu Anda ketahui:

• Informasi Pengguna Default: Ini adalah nama pengguna dan inisial yang diatur di pengaturan umum Word Anda. Ini akan secara otomatis diterapkan pada dokumen baru yang Anda buat.
• Properti Dokumen (Metadata): Setiap dokumen memiliki properti seperti Penulis, Judul, Subjek, Tag, dan Kategori. Ini dapat dilihat dan diedit secara manual untuk setiap dokumen.
• Penulis Komentar dan Revisi: Saat Anda menggunakan fitur "Track Changes" atau menambahkan komentar, nama pengguna yang diatur pada saat itu akan tercatat sebagai penulis komentar/revisi tersebut.

Memahami perbedaan ini adalah kunci untuk mengubah informasi penulis secara efektif di setiap skenario.

Metode 1: Mengubah Informasi Pengguna Default (Untuk Dokumen Baru)

Metode ini akan mengubah nama penulis yang akan secara otomatis diterapkan pada dokumen Word baru yang Anda buat setelah perubahan. Ini tidak akan memengaruhi dokumen yang sudah ada.

Langkah-langkah:

1. Buka Microsoft Word: Luncurkan aplikasi Word.
2. Akses Opsi Word:
   • Klik tab "File" di pojok kiri atas jendela Word.
   • Di menu belakang panggung (Backstage View), klik "Options" (Opsi) di bagian bawah panel kiri.
3. Pilih Pengaturan Umum: Di jendela "Word Options" (Opsi Word), pastikan Anda berada di bagian "General" (Umum) di panel kiri.
4. Ubah Informasi Pengguna:
   • Cari bagian "Personalize your copy of Microsoft Office" (Personalisasi salinan Microsoft Office Anda).
   • Di kolom "User name:" (Nama pengguna:), ketik nama baru yang Anda inginkan sebagai penulis default.
   • (Opsional) Anda juga bisa mengubah "Initials:" (Inisial:) jika diinginkan.
5. Simpan Perubahan: Klik "OK" untuk menutup jendela "Word Options" dan menyimpan perubahan Anda.

Setelah ini, setiap dokumen Word baru yang Anda buat akan memiliki nama yang Anda masukkan sebagai penulis default.

Metode 2: Mengubah Penulis untuk Dokumen yang Sudah Ada (Properti Dokumen)

Metode ini memungkinkan Anda untuk mengubah informasi penulis (metadata) untuk dokumen Word tertentu yang sudah ada. Ini adalah cara paling umum dan cepat untuk menyesuaikan atribusi dokumen.

Langkah-langkah:

1. Buka Dokumen: Buka dokumen Word yang ingin Anda ubah informasi penulisnya.
2. Akses Info Dokumen: Klik tab "File" di pojok kiri atas jendela Word.
3. Lihat Properti Dokumen: Di menu belakang panggung, Anda akan secara otomatis berada di bagian "Info" (Informasi). Di panel kanan, di bawah bagian "Properties" (Properti), Anda akan melihat informasi seperti "Author" (Penulis), "Last Modified By" (Terakhir Diubah Oleh), dll.
4. Ubah Penulis Langsung (Cepat):
   • Di samping "Author" (Penulis), klik nama penulis yang ada. Anda bisa langsung mengetik nama baru di sana.
   • Tekan Enter atau klik di luar kotak teks untuk menyimpan perubahan.
5. Ubah Properti Lanjutan (Lebih Detail):
   • Untuk kontrol lebih lanjut, klik "Properties" (Properti) di bawah bagian "Properties" (Properti) di panel kanan.
   • Pilih "Advanced Properties…" (Properti Lanjutan…).
   • Jendela "Properties" akan muncul. Klik tab "Summary" (Ringkasan).
   • Di sini, Anda dapat mengubah "Author:" (Penulis:), "" (), "Subject:" (Subjek:), dan informasi lainnya.
   • Setelah selesai, klik "OK".
6. Simpan Dokumen: Pastikan untuk menyimpan dokumen (Ctrl + S atau File > Save) agar perubahan properti diterapkan secara permanen.

Penting: Perubahan ini hanya memengaruhi properti "Author" dokumen. Ini tidak secara otomatis mengubah nama yang terkait dengan komentar atau revisi (Track Changes) yang mungkin sudah ada dalam dokumen tersebut.

Metode 3: Menghapus Semua Informasi Pribadi (Termasuk Penulis) dengan Pemeriksa Dokumen

Ini adalah metode paling komprehensif untuk memastikan tidak ada informasi pribadi yang tersisa dalam dokumen Anda, termasuk nama penulis, komentar, revisi, dan properti tersembunyi lainnya. Metode ini sangat disarankan jika Anda akan membagikan dokumen secara publik atau ingin menjaga privasi secara maksimal.

Sangat Penting: Sebelum menggunakan Pemeriksa Dokumen, selalu simpan salinan dokumen Anda (File > Save As) dengan nama baru. Proses ini akan menghapus informasi secara permanen, dan mungkin tidak dapat dipulihkan.

Langkah-langkah:

1. Buka Dokumen: Buka dokumen Word yang ingin Anda bersihkan.
2. Akses Info Dokumen: Klik tab "File" di pojok kiri atas jendela Word.
3. Pilih Periksa Dokumen: Di menu belakang panggung, di bagian "Info", cari bagian "Inspect Document" (Periksa Dokumen) atau "Check for Issues" (Periksa Masalah).
4. Pilih "Inspect Document": Klik panah bawah di samping "Check for Issues" (atau langsung klik "Inspect Document"). Pilih "Inspect Document" (Periksa Dokumen).
5. Pilih Item yang Akan Diperiksa: Jendela "Document Inspector" (Pemeriksa Dokumen) akan muncul. Pastikan kotak centang untuk "Document Properties and Personal Information" (Properti Dokumen dan Informasi Pribadi) dicentang. Anda juga dapat memilih item lain yang ingin Anda periksa dan hapus, seperti:
   • Comments, Revisions, Versions, and Annotations (Komentar, Revisi, Versi, dan Anotasi)
   • Hidden Text (Teks Tersembunyi)
   • Headers, Footers, and Watermarks (Header, Footer, dan Watermark)
   • Custom XML Data (Data XML Kustom)
6. Inspeksi Dokumen: Klik tombol "Inspect" (Periksa).
7. Hapus Informasi: Setelah inspeksi selesai, Pemeriksa Dokumen akan menampilkan daftar kategori informasi yang ditemukan. Di samping "Document Properties and Personal Information" (Properti Dokumen dan Informasi Pribadi), Anda akan melihat tombol "Remove All" (Hapus Semua). Klik tombol ini.
   • Jika Anda juga ingin menghapus nama dari komentar dan revisi, pastikan untuk mengklik "Remove All" di samping "Comments, Revisions, Versions, and Annotations".
8. Tutup Pemeriksa Dokumen: Klik "Close" (Tutup).
9. Simpan Dokumen: Simpan dokumen Anda (Ctrl + S atau File > Save) agar perubahan penghapusan informasi menjadi permanen.

Setelah langkah-langkah ini, dokumen Anda akan bebas dari sebagian besar informasi pribadi yang tersembunyi, termasuk nama penulis asli, nama di komentar, dan revisi.

Metode 4: Mengelola Penulis untuk Komentar dan Revisi (Track Changes)

Perlu dicatat bahwa nama yang terkait dengan komentar dan revisi di "Track Changes" (Lacak Perubahan) adalah nama pengguna yang aktif di Word pada saat komentar atau revisi tersebut dibuat. Mengubah properti dokumen atau pengaturan pengguna default tidak akan secara retroaktif mengubah nama pada komentar atau revisi yang sudah ada.

Opsi untuk Komentar dan Revisi:

1. Mengubah Nama Pengguna untuk Komentar/Revisi MENDATANG: Gunakan Metode 1 (mengubah informasi pengguna default di File > Options > General). Setiap komentar atau revisi baru yang Anda buat setelah perubahan ini akan menggunakan nama baru.
2. Menghapus Nama dari Komentar/Revisi yang SUDAH ADA: Gunakan Metode 3 (Pemeriksa Dokumen). Ini adalah satu-satunya cara efektif untuk menghapus atau "anonimkan" nama yang terkait dengan komentar dan revisi yang sudah ada. Setelah dihapus, komentar atau revisi tersebut akan ditampilkan sebagai "Author" atau "Penulis" generik.
3. Mengubah Tampilan Komentar/Revisi (Hanya untuk Tampilan): Anda tidak dapat secara langsung mengubah nama penulis komentar yang sudah ada di Word. Namun, Anda dapat mengubah bagaimana mereka ditampilkan:
   • Pergi ke tab "Review" (Tinjau).
   • Di grup "Tracking" (Pelacakan), klik panah kecil di samping "Show Markup" (Tampilkan Markah).
   • Pilih "Specific People" (Orang Tertentu) dan Anda dapat mencentang/menghilangkan centang nama untuk menyembunyikan/menampilkan revisi mereka, tetapi tidak mengubah namanya.
   • Di grup "Tracking", klik panah kecil di samping "Track Changes" (Lacak Perubahan), lalu pilih "Change User Name…" (Ubah Nama Pengguna…). Ini akan membawa Anda kembali ke "Word Options" (Opsi Word) (Metode 1).

Pertimbangan Tambahan & Tips Profesional

• "Last Modified By" (Terakhir Diubah Oleh): Properti ini menunjukkan nama pengguna terakhir yang menyimpan perubahan pada dokumen. Ini tidak selalu sama dengan "Author" asli. Properti ini juga dapat dihapus dengan Pemeriksa Dokumen.
• Templat Dokumen: Jika Anda sering menggunakan templat, pastikan untuk memeriksa dan membersihkan metadata pada templat itu sendiri jika Anda tidak ingin informasi pribadi Anda secara otomatis ditransfer ke dokumen baru yang dibuat dari templat tersebut.
• Dokumen yang Dibagikan (Cloud/Jaringan): Dalam lingkungan kolaborasi seperti OneDrive atau SharePoint, Word mungkin menggunakan akun Microsoft atau akun organisasi Anda sebagai identitas penulis. Perubahan di Word Options mungkin tidak selalu menimpa identitas akun ini secara default untuk fitur kolaborasi real-time.
• Konversi ke PDF: Metadata Word sering kali ditransfer ke file PDF saat dikonversi. Pastikan Anda telah membersihkan metadata di Word sebelum mengonversi ke PDF jika Anda ingin menghilangkan informasi pribadi dari file akhir.
• Makro dan Kode: Jika dokumen Anda berisi makro atau kode VBA, pastikan untuk memeriksa properti proyek VBA juga, karena kadang-kadang bisa berisi nama penulis atau informasi lain.

Kesimpulan

Mengelola informasi penulis dalam dokumen Microsoft Word adalah bagian penting dari manajemen dokumen yang efektif, privasi data, dan kolaborasi profesional. Dengan memahami berbagai lapisan informasi penulis—mulai dari pengaturan pengguna default, properti dokumen individual, hingga jejak yang ditinggalkan dalam komentar dan revisi—Anda dapat mengontrol sepenuhnya identitas yang terkait dengan pekerjaan Anda.

Selalu ingat untuk menyimpan salinan dokumen Anda sebelum melakukan penghapusan metadata yang ekstensif, dan biasakan diri Anda untuk secara rutin memeriksa pengaturan privasi dokumen, terutama saat Anda akan membagikan pekerjaan Anda kepada pihak lain. Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat memastikan bahwa dokumen Word Anda tidak hanya akurat dalam kontennya, tetapi juga tepat dalam atribusi dan privasi metadatanya.